INSTITUTO NACIONAL DE OFTALMOLOGÍA S.A. – INO COLOMBIA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ADVERTENCIA PREVIA
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Por lo anterior, RECOMENDAMOS LEER DETENIDAMENTE NUESTROS TÉRMINOS Y CONDICIONES Y ESTA POLÍTICA, previo al acceso y uso de nuestro Sitio Web.
CAPÍTULO I
JUSTIFICACIÓN
Habeas Data o Protección de Datos Personales es un derecho fundamental consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consiste en que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar, suprimir, consultar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos. Esto teniendo en cuenta que las entidades públicas o privadas que realizan el Tratamiento de dichos datos deben no sólo respetar el derecho al habeas data, sino todos los derechos fundamentales de los Titulares de la información, especialmente el derecho a la privacidad, a la intimidad y a la libertad.
Por lo anterior, el INSTITUTO NACIONAL DE OFTALMOLOGÍA S.A. – (en adelante “INO
COLOMBIA” como Institución Prestadora de Servicios de Salud, que lleva a cabo el Tratamiento de Datos Personales y datos Sensibles da a conocer a quienes tienen o tendrán la calidad de beneficiarios, voluntarios, empleados, pacientes y proveedores, su POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES que rige el desarrollo de sus actividades en relación con el Tratamiento de los Datos Personales y Sensibles, así como de las bases de datos en que éstos sean registrados.
CAPÍTULO II
MARCO NORMATIVO
INSTITUTO NACIONAL DE OFTALMOLOGÍA S.A. – INO COLOMBIA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de los Datos Personales está regulada en la Ley 1581 de 2012, mediante la cual se establecen las disposiciones generales, los principios, los derechos de los Titulares, las obligaciones de quienes realizan el Tratamiento de Datos, entre otros temas.
La mencionada Ley está reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto 1115 de 2017 y el Decreto 90 de 2018; normas que fueron recopiladas en el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015).
El marco normativo mencionado en el inciso anterior aplica a los Datos Personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de entidades de naturaleza pública o privada, y para los casos en los que dicho Tratamiento sea efectuado en territorio colombiano, o siendo ejecutado en otro territorio, al Encargado o Responsable le sea aplicable la legislación nacional. Están exceptuadas de la aplicación de este régimen, las Bases de Datos que: (i) se mantengan en un ámbito exclusivamente doméstico, (ii) su finalidad sea la seguridad o defensa nacional, (iii) su finalidad se relacione con información de inteligencia o contrainteligencia, (iv) sean información periodística, o (v) estén regulados por la Ley 1266 de 2008.
Teniendo en cuenta lo anterior, los datos personales tratados por INO COLOMBIA, en desarrollo de su objeto social, se rigen por el marco normativo general de protección de datos, ya mencionado. Cabe resaltar que las Historias Clínicas administradas por esta institución tienen el carácter de documento privado, sometido a reserva, y cuyo contenido está compuesto principalmente por datos sensibles, que se condicionan a lo dispuesto en la Ley 1751 de 2015, el Decreto 2174 de 1996 y la Resolución 1995 de 1999, así como por las normas que las modifiquen y/o sustituyan.
CAPÍTULO III
OBJETO Y ALCANCE
La presente Política de Protección de Datos Personales tiene como fin establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de beneficiarios, voluntarios, empleados, pacientes, contratistas y proveedores de INO COLOMBIA.
Esta Institución Prestadora de Servicios de Salud actúa como Responsable del Tratamiento de tales Datos, por ello, es su deber garantizar el respeto de los derechos de los Titulares y velar por la aplicación adecuada de los parámetros, establecidos en la ley y en la presente Política, a todos los Datos Personales recopilados y/o contenidos en sus bases de datos.
CAPÍTULO IV
DEFINICIONES
Con el fin que la presente Política sea clara y precisa, a continuación, se relacionan las siguientes nociones:
4.1. Autorización: La autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que el Responsable y los Encargados puedan llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
4.2. Autorizado: Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entenderá que es INO COLOMBIA y su personal habilitado.
4.3. Aviso de Privacidad: De conformidad con los artículos 3º y 14 del Decreto 1377 de 2013, el aviso de privacidad es una comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de la Información aplicable, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento que se pretende.
4.4. Base de datos: “conjunto sistemático de información personal” o “datos personales” que están sometidos a algún tipo de Tratamiento.
4.5. Consulta: Solicitud del Titular o legitimado con el fin de consultar la información personal que repose en las bases de datos administrada por INO COLOMBIA.
4.6. Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
4.7. Dato personal público: aquel dato que no haya sido calificado como tal por la ley o la Constitución Política ni sea semiprivado, privado o sensible.
4.8. Dato personal semiprivado: aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada o pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.
4.9. Dato personal sensible: es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. En este sentido, constituye una categoría especial cuya protección es reforzada.
4.10. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4.11. Habilitación: Es la facultad otorgada por INO COLOMBIA a su personal o terceros, para que en su representación y en calidad de Encargado del tratamiento, realicen el tratamiento de datos.
4.12. Encargado del Tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable y recibiendo instrucciones de este.
4.13. Información: conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento o
base de datos.
4.14. Manual de Políticas y Procedimientos Internos: Es aquel documento en el que se explican claramente todos los parámetros y reglas que utilizará el Responsable para garantizar el correcto Tratamiento de datos personales, en especial el procedimiento para atender consultas y reclamos.
4.15. Menores: todo aquel sujeto menor de 18 años.
4.16. Reclamo: Es la solicitud que realiza el Titular o el legitimado cuando considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de deberes, o cuando quiera revocar la autorización.
4.17. Responsable del Tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de datos.
4.18. Titular del dato: De conformidad con la Ley 1581 de 2012, artículo 3º, es Titular la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. No obstante, la jurisprudencia ha agregado que puede que la protección se extienda a personas jurídicas cuando se afecten los derechos de las personas naturales que la conforman.
4.19. Transferencia de datos personales: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4.20. Transmisión de datos personales: Tiene lugar cuando el Responsable o un Encargado, para realizar el Tratamiento, comunica los datos dentro o fuera del territorio a otro Encargado, por cuenta del Responsable.
4.21. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
CAPÍTULO V
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La entidad responsable del tratamiento de los Datos Personales conforme a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales será el INSTITUTO NACIONAL DE OFTALMOLOGÍA – INO COLOMBIA S.A., sociedad por acciones legalmente constituida en Colombia como Institución Prestadora de Servicios de Salud, identificada con NIT_900.374.792–4; a quien le asiste la responsabilidad sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y conservación de los datos personales que en el desarrollo de su actividad sean Tratados. Sociedad con domicilio principal en la Calle 127 A Nº 7 53 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
Página web:www.inocolombia.com
Correo electrónico:[email protected]
CAPÍTULO VI
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política de Privacidad, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes Principios:
6.1. Legalidad: El tratamiento que haremos de su información y en específico de sus Datos Personales, será conforme a la legislación aplicable vigente.
6.2. Finalidad: El tratamiento de la información y en específico de sus Datos Personales, tendrá una finalidad legítima e informada.
6.3. Libertad: El Tratamiento y/o divulgación sólo puede ejercerse con la autorización, ya sea dada por el Titular, por mandato legal o por orden judicial.
6.4. Veracidad y Calidad: Será responsabilidad del Titular, que la información y Datos Personales provistos, sean: veraces, completos, exactos, actuales, comprobables y comprensibles; en consecuencia, nos abstendremos de realizar el tratamiento de información o Datos Personales, incompletos, inexactos, no actualizados, no comprobables o incomprensibles.
6.5. Transparencia: Siempre que lo considere necesario, el Titular de la información o de los Datos Personales, podrá requerirnos que le informemos sobre la existencia y demás datos que le conciernan.
6.6. Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Política de Privacidad. Los Datos Personales, la información pública, y aquella que previamente Usted nos autorice podrán estar disponibles en Internet, de manera controlada a través de nuestra Plataforma o de un tercero contratado por nosotros, para brindar un conocimiento restringido solo a los Miembros autorizados conforme a la presente Política de Privacidad.
6.7. Seguridad: Todos los datos sujetos a Tratamiento se deben manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.8. Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales que no sean públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, incluso después de la finalización de labores. Sólo se puede realizar el suministro o comunicación cuando sea autorizado por la ley.
6.9. Necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en la base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento. En consecuencia, se deben tomar todas las medidas razonables para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario, es decir, la información que se recopile debe ser (i) adecuada, (ii) pertinente, y (iii) acorde con las finalidades para las cuales fue prevista.
6.10. Temporalidad: El periodo de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad, excepto si los datos deben ser conservados puesto que se requieren para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Con base en lo anterior, y en desarrollo del principio de Legalidad, INO COLOMBIA garantizará que todos los datos sean manejados conforme a la ley, obedeciendo a la finalidad preestablecida y, en todo caso requerido, contará con la autorización proveniente del titular o, en su defecto, de un legitimado.
De la misma manera, INO COLOMBIA respetará la libertad que tiene el Titular, que va a adquirir o que tiene la calidad de beneficiario, voluntario, empleado o proveedor, para autorizar o no el uso de sus datos personales y le informará de manera previa, clara y expresa: (i) el tipo de datos que serán recolectados y lo que ello implica, (ii) el Tratamiento que se pretende realizar, (iii) las finalidades del Tratamiento y (iv) las demás exigencias contempladas en la ley respecto a la autorización, principios y derechos del Titular. Así, este último podrá conocer en dónde estará almacenada su información personal, para qué propósitos será recolectada y qué mecanismos están a su disposición para el ejercicio de sus derechos.
Igualmente, en virtud de los principios de razonabilidad y proporcionalidad, INO COLOMBIA como Responsable realizará únicamente el Tratamiento y conservación de Datos Personales necesarios de acuerdo a las finalidades establecidas. Adicionalmente, en desarrollo del principio de acceso y circulación restringida y seguridad, INO COLOMBIA velará porque tales datos se encuentren bajo condiciones de seguridad y, por ende, no sean objeto de adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
TÍTULO VII: DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología) velará por la garantía de todos los derechos en cabeza del Titular, los cuáles son:
a. Habeas data que esta compuesto por conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos personales.
b. Acceder de forma gratuita, a través de los canales dispuestos por INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología), a la totalidad de datos personales que le conciernen a dicho Titular.
c. Solicitar prueba de la autorización que otorgó a INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología) para el Tratamiento de sus datos personales, a no ser que sea un caso en el que por ley u orden judicial no requería la autorización.
d. Ser informado por INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología) sobre el uso dado a sus datos personales, previa solicitud por medio del canal pertinente.
e. Presentar consultas y reclamos ante INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología) a través de un medio idóneo, con el fin de ejercer cualquiera de los derechos de los que es Titular.
f. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (de ahora en adelante SIC) quejas por incumplimiento al régimen de protección de datos o por inconformidad y/o falta de respuesta al reclamo o consulta interpuesta.
g. Presentar ante la SIC la solicitud de supresión de datos personales, cuando se haya determinado que el Tratamiento realizado por el Responsable fue contrario a la normatividad vigente y/o a esta Política de Tratamiento de Datos.
h. Revocar la autorización cuando INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología) o cualquier Encargado de la información no respete los principios, derechos o garantías relacionados con el Tratamiento de datos. Lo anterior sólo procederá cuando la SIC determine que se ha incurrido en tales conductas.
i. Conocer y entender: (i) la categoría en la que están clasificados los datos sujetos a Tratamiento y lo que ello implica, (ii) el Tratamiento, (iii) la finalidad del Tratamiento, (iv) la Política de Tratamiento, y (v) de ser el caso, el Aviso de Privacidad.
j. Conocer y ejercer el carácter facultativo de las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.
k. Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles.
TÍTULO VIII: TRATAMIENTO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES.
Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales, INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) podrá realizar la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión los datos personales de clientes, usuarios, afiliados, pacientes, empleados, contratistas y proveedores, de acuerdo con las finalidades que se expondrán enseguida.
Es importan aclarar que INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) trata datos personales publicos, semiprivados y especialmente sensibles, por ello, se requeriría de la autorización de clientes, usuarios, afiliados, pacientes, empleados, contratistas y proveedores en la mayoría de ocasiones.
El Tratamiento de datos personales realizado por INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) persigue las siguientes finalidades:
● Finalidades generales
INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología) tratará la información de cualquier base de datos o archivo, dependiendo lo que exija cada caso, para:
● Finalidades de la base de datos de empleados
INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología) tratará la información de esta base de datos para:
● Finalidades de la base de datos de proveedores y contratistas
INO COLOMBIA S.A. (Instituto Nacional de Oftalmología) tratará la información de esta base de datos para:
● Finalidades de la base de datos de pacientes, usuarios, destinatarios y beneficiarios, especialmente de historias clínicas, (físicas y electrónicas):
En esta base se registran las condiciones clínicas del paciente, procedimientos ejecutados e información básica, técnica y administrativa relativa a la atención en salud.
Estos datos son tratados con el fin de:
CAPÍTULO IX: OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO DE LOS DATOS.
TITULO I: OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE:
INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) cuando actúa en calidad de Responsable del Tratamiento debe cumplir con las siguientes obligaciones:
1. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre el Tratamiento y la finalidad del Tratamiento de sus datos.
2. Informar al Titular los derechos que le asisten.
3. Garantizar al Titular, en todo tiempo, sus derechos, especialmente al Habeas Data.
4. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a su información.
5. Dar a conocer la Política de Tratamiento de Datos y el Aviso de Privacidad.
6. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias con el fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de datos personales. Asimismo, tener prueba de la información brindada al Titular al momento de la solicitud de la autorización.
8. Velar porque los datos que reposen en la base de datos sean precisos y suficientes.
9. Actualizar la información cuando sea necesario.
10. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado de conformidad con la ley y esta política de tratamiento de datos personales.
11. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
12. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
13. Adoptar medidas para que la información recolectada se mantenga actualizada y comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento las novedades respecto a tales datos.
14. Informar al Encargado del Tratamiento oportunamente las discusiones que se presenten respecto a información brindada por parte del Titular, una vez presentada la reclamación.
15. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y el cumplimiento de las Políticas de Tratamiento de la Información.
16. Tramitar las consultas y reclamos presentados por el Titular de la información.
17. Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de datos.
18. Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
19. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
20. Las demás obligaciones que se encuentren previstas en las normas vigentes que regulan la materia.
TÍTULO 2: OBLIGACIONES DEL ENCARGADO
Cuando INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) realice el Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización o cuando otro Encargado realice el Tratamiento de datos en nombre de INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología), tal calidad implica el cumplimiento de las obligaciones que se mencionan a continuación:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, sus derechos, especialmente de habeas data.
2. Permitir el acceso a la información sólo a personas autorizadas.
3. Verificar que el Responsable del Tratamiento este autorizado para suministrarle los datos.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
6. Tramitar las consultas y los reclamos presentados por el Titular de la información.
7. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando este se presente o “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos relacionados con la calidad del dato personal.
8. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular o este bloqueada por orden de la SIC.
9. Cumplir con el Manual Interno de Políticas y Procedimientos y con la Política de Protección de Datos.
10. Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
11. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
12. Las demás obligaciones que se encuentren previstas en las normas vigentes que regulan la materia.
CAPÍTULO X: PROCEDIMIENTO Y ÁREA ENCARGADA DE LAS PQR´S
TÍTULO I: ÁREA ENCARGA DE LOS PQR´S
La oficina de Atención al Cliente de INO COLOMBIA es la dependencia que tiene a cargo atender y dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos, realizados por el Titular de los Datos o cualquier legitimado, es decir, es ante esta persona/área que el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización de tratamiento.
TÍTULO II: CANALES ESTABLECIDOS PARA EL TRÁMITE DE PQR´S
INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) cuenta con mecanismos tecnológicos, humanos y administrativos idóneos que permiten a los Titulares ejercer sus derechos y atender adecuada y oportunamente las peticiones, consultas y reclamos que se presenten en torno al Tratamiento de datos personales. A continuación, se enuncian los canales establecidos para atender las peticiones, consultas o reclamos:
Página web: www.inocolombia.com
Correo: [email protected]
En la sede principal: INO COLOMBIA Calle 127 A No 7 53 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
Cabe resaltar que INO COLOMBIA cuenta con personal capacitado para atender a las peticiones, consultas y reclamos a través de los canales mencionados y posee los sistemas de información y registro necesarios para documentar la respectiva trazabilidad.
Concretamente para los proveedores, el canal previsto es:xxxxxxx
Cualquier otro canal en particular de acuerdo a la información que brinde la entidad.
Cabe resaltar que INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) cuenta con personal capacitado para atender a las peticiones, consultas y reclamos a través de los canales mencionados y posee los sistemas de información y registro necesarios para
documentar la respectividad trazabilidad.
TÍTULO III: REQUISITOS DE LA PETICIÓN, CONSULTA O RECLAMO.
1) Acreditar la legitimación para presentar la solicitud de consulta o reclamo.
Para dar trámite a la solicitud, es obligatorio que el peticionario acredite su identidad y legitimación, demostrando que actúa en virtud de una de las siguientes calidades:
1) Es el Titular de los datos, alguno de sus causahabientes o representante legal. Como medio de prueba puede utilizarse:
2) Es un tercero autorizado por el Titular de los datos.
3) Es una autoridad judicial o administrativa que cuenta con una orden
legal o judicial.
2) Contenido de la solicitud de consulta o reclamo
La solicitud debe estar dirigida a INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) y debe contener la siguiente información:
TÍTULO IV: PROCEDIMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE CONSULTAS O RECLAMOS
En cumplimiento de las normas de protección de datos, INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) presenta los procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir la información y/o revocar la autorización.
1) Trámite en caso de reclamo.
Una vez INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) reciba la solicitud de reclamo por cualquiera de los canales vigentes, procederá a revisar el cumplimiento de los requisitos de la solicitud mencionados anteriormente. En caso de que la solicitud este incompleta, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane la petición. Si no presenta la información requerida, pasados dos meses se entiende el desistimiento del reclamo.
Si se cumple con los requisitos y/o se realiza la subsanación, el Encargado del Tratamiento incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Tal inscripción se mantendrá allí hasta que haya una decisión sobre el reclamo.
Además, se procederá a dar respuesta a la solicitud en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo. Si no fuere posible en dicho término, INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) debe informar al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no puede ser superior a 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los 15 días.
2) Trámite en caso de consulta.
Una vez INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) reciba la solicitud de consulta por cualquiera de los canales vigentes, procederá a revisar el cumplimiento de los requisitos de la solicitud mencionados anteriormente. En caso de que el registro individual no corresponda con el nombre del Titular o a su documento de identidad, se requería al peticionario para que los aclare dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del recibo de la solicitud.
Si el peticionario no cumple con los requisitos mínimos de la solicitud, esta será rechazada, y si no realiza la aclaración del nombre o identidad, se entenderá que desistió de tal petición.
Si se cumple con los requisitos y/o se realiza la aclaración adecuadamente, se procederá a dar respuesta a la solitud en un término máximo de 10 hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
Si no es posible atenderla en dicho término, INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) se comunicará con el solicitante, le expresará los motivos y señalará la fecha en que se atenderá, esta última no puede superar los 5 días hábiles contados desde el vencimiento del término inicial.
INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología), como Responsable del Tratamiento, salvaguarda el derecho a la consulta en la medida en que esta es gratuita cuando: (i) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento y (Ii) al menos una vez cada mes calendario. En el supuesto en que la periodicidad de consulta sea mayor, INO COLOMBIA sólo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, producción y certificación de documentos.
3) Inconformidad con la respuesta dada a la consulta o reclamo.
Si el peticionario no está conforme con la respuesta emitida, puede solicitar reconsideración directamente a INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología).
CAPÍTULO XI: AVISO DE PRIVACIDAD
INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) cuenta con un aviso de privacidad, mediante cual se informa acerca de la existencia de la presente Política de Tratamiento de la Información, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento que se pretende. Este aviso debe ser dado a conocer a más tardar al momento de la recolección de datos personales y no exime a INO COLOMBIA de la obligación de dar a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales. Para efectos de que los Titulares conozcan este aviso se encuentra publicado en: www.inocolombia.com y demás medios idóneos de divulgación.
CAPÍTULO XII: SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a Tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Adicionalmente, INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) cuenta con personal capacitado con el que se han suscrito acuerdos de privacidad lo que asegura la reserva de la información.
CAPÍTULO XIII: TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
PERSONALES.
TÍTULO I: TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) podrá transmitir, todo o parte, de
los datos personales o sensibles de los Titulares a cualquiera de los Encargados del Tratamiento que se encuentre dentro o fuera del país. Para realizarlo, no se requiere informar al Titular ni contar con su consentimiento al respecto, siempre y cuando exista un contrato de transmisión de datos entre el Responsable y los Encargados que de manera expresa enuncie:
A) Alcances del Tratamiento
B) Las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el Tratamiento
C) Las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable, especialmente:
– El Encargado debe comprometerse a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la Política de Tratamiento de la Información.
– El Encargado debe comprometerse a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y conforme a los principios que tutelan la materia.
– El Encargado debe comprometerse a salvaguardar la seguridad de las bases de datos en las que se contengan datos personales o sensibles.
– El Encargado debe obligarse a guardar confidencialidad respecto al Tratamiento de los datos personales.
TITULO II: TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
INO COLOMBIA S.A (Instituto Nacional de Oftalmología) podrá transferir los datos personales del Titular a otro Responsable del Tratamiento que se encuentra dentro o fuera del país, siempre cuando se cuente con autorización de dicho Titular y el país receptor cuente con un nivel adecuado de protección de datos, según lo definido por la SIC. Si el país no cumple con tales estándares, será necesaria la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional proferida por la SIC.
CAPÍTULO XIV: PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Los datos personales registrados en las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política de Tratamiento de Datos. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos del Titular que corresponda serán eliminados de las bases de datos.
CAPÍTULO XV: FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 23 de agosto de 2021